В эпоху удаленной работы онлайн-совещания стали неотъемлемой частью рабочего процесса для многих компаний. Однако часто такие встречи превращаются в пустую трату времени из-за отсутствия четкой структуры и правил. Как сделать групповые созвоны по-настоящему эффективными и перестать отвлекать коллег от важных задач?
Своими советами поделился предприниматель, бизнес-консультант Максим Оганов. По его словам, залогом успеха является соблюдение нескольких простых, но обязательных правил, которые приняты в ее команде.
В нашей команде есть три основных правила, которых мы придерживаемся при проведении групповых созвонов: начинает и заканчивает встречу тот, кто ее организовал; у каждого участника должна быть возможность высказать свое мнение; организатор назначает встречу не позднее, чем за сутки до ее проведения.
Эксперт уточнил, что все встречи создаются через рабочий календарь, а каждому участнику дополнительно направляется сообщение с темой и временем. При этом, если сотрудник не может присутствовать, он обязан заранее предупредить коллег.
Чтобы обсуждение было максимально предметным, важно не отклоняться от заявленной темы и говорить на одном языке, считает специалист.
Чтобы встреча прошла продуктивно, стараемся не отходить от изначальной темы. Если в созвоне участвуют сотрудники разных отделов и с разными компетенциями, обьясняем термины, которые могут быть понятны не всем. Например, маркетологи должны расшифровать названия метрик, если на встрече участвуют специалисты из отдела продаж.
Важным элементом эффективного совещания является и подведение итогов. Специалист подчеркнул, что после каждого созвона организатор готовит короткое резюме. В нем фиксируются принятые решения, а также перечисляются задачи и ответственные за их выполнение. Такое резюме помогает не упустить важную информацию и гарантирует, что все участники одинаково поняли итоги обсуждения.
Ранее мы писали о том, что психолог рассказала россиянам способ перестать расстраиваться из-за ошибок.