Совещания — неотъемлемая часть любой рабочей среды. Они должны помогать принимать решения, искать новые идеи и находить решения проблем. Однако на практике часто получается иначе: встречи затягиваются, люди устают, а результат остается сомнительным. О том, как превратить совещание в настоящий инструмент продуктивности, рассказала доцент Финансового университета при Правительстве РФ Екатерина Андреева.
По словам эксперта, главный элемент успешного совещания — четкая цель. Важно заранее понимать, ради чего собирается команда: обсуждения ради обсуждения — пустая трата времени.
«Перед созывом участников необходимо определить, какой конкретно результат ожидается от встречи. Это может быть принятие решения, генерация идей, обсуждение проблем или обмен информацией. Цель должна быть донесена до участников заранее вместе с повесткой дня», — подчеркнула Андреева.
Еще один момент — список участников. Не стоит звать всех подряд, чтобы «для галочки» послушали. Чем меньше людей, тем выше шансы на продуктивный диалог. При этом важно учитывать релевантность каждого приглашенного к теме обсуждения.
Отдельное внимание специалист уделила роли модератора. По ее словам, ведущий совещания должен не только хорошо знать тему, но и уметь управлять процессом: держать регламент, не позволять уходить от повестки, вовлекать в дискуссию всех участников и не допускать доминирования отдельных личностей.
«Важно создать атмосферу открытости и уважения, где каждый может свободно высказывать свое мнение», — добавила эксперт.
Чтобы сделать обсуждение наглядным и динамичным, Андреева советует использовать презентации, графики, диаграммы, а также интерактивные методы: мозговой штурм, работу в малых группах или голосование. Это помогает участникам включиться в работу и почувствовать себя частью общего процесса.
Не менее важно правильно завершить встречу: подвести итоги, зафиксировать решения и распределить задачи с конкретными сроками. После совещания полезно направить краткий протокол с итогами и планом действий.
Как считает эксперт, соблюдение этих простых правил позволит сделать совещания эффективным инструментом, который помогает двигать компанию вперед, а не тратить время впустую.
Ранее мы писали о том, что эксперт предупредил о рисках при раздаче домашнего Wi-Fi соседям и бизнесу.